Solicitud Copia de Historia Clínica

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Solicitud Copia de Historia Clínica

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SOLICITUD DE HISTORIA CLINICA  ¿Cuáles son los requisitos para solicitar copia de la Historia Clínica?  

La normatividad colombiana es cautelosa en la protección y confidencialidad y señala que la Historia Clínica es un documento privado, sometido a reserva, que sólo puede ser conocido por terceros, previa autorización del paciente o en casos previstos por la Ley, Resolución 1995 de 1999 Min. Salud / Min. Protección Social.

Por lo que le solicitamos cumplir con los requisitos que se mencionan a continuación: 

  1) SI USTED ES EL PACIENTE DEBE PRESENTAR:  

  • Documento de identificación original y copia 

 2) SI USTED ES UN FAMILIAR O TERCERO AUTORIZADO POR EL PACIENTE DEBE PRESENTAR:   

  • Documento de identificación original y una copia. 

  • Copia del documento de identificación del paciente.  

  • Copia del registro civil de nacimiento o declaración extrajuicio con el fin de acreditar la relación de parentesco con el titular de la historia clínica (familiar autorizado en primer grado) 

  • Una carta de autorización escrita, firmada por el paciente y por Usted como persona autorizada.  

3) SI USTED ES EL PADRE, MADRE O REPRESENTANTE LEGAL DEL UNACIENTE MENOR DE EDAD DEBE PRESENTAR:  

  • Documento de identificación original y una copia. 

  • Copia del documento de identidad del menor.   

  • Copia del registro civil de nacimiento o declaración extrajuicio según el caso con el fin de acreditar la relación de parentesco con el titular de la historia clínica (MENOR DE EDAD) 

  • d) Copia registro civil de nacimiento del menor de edad 

  4) SI USTED ES FAMILIAR DE UN PACIENTE FALLECIDO DEBE PRESENTAR:  

  • Documento de identificación original y una copia. 

  • Copia del registro civil de (nacimiento, matrimonio o declaración extrajuicio (según el caso) con el fin de acreditar la relación de parentesco con el titular de la historia clínica (familiar autorizado en primer grado).  

  • Copia del registro civil de defunción, para demostrar que el paciente se encuentra fallecido  

5) SI USTED ES UN FAMILIAR DE UN PACIENTE MAYOR DE EDAD  (HOSPITALIZADO),  EN ESTADO DE INCAPACIDAD (INCONSCIENTE, CON INCAPACIDAD MENTAL O FÍSICA) DEBE PRESENTAR:  

  • Documento de identificación original y una copia.  

  • Copia del registro civil de nacimiento, matrimonio o declaración de unión marital de hecho (según el caso), con el fin de acreditar la relación de parentesco con el titular de la historia clínica.

  • Copia del certificado médico que evidencie el estado 

NOTA:  DIME CLINICA NEUROCARDIOVASCULAR S.A. suministrará el formato FR023 TIC SOLICITUD COPIA DE HISTORIA CLINICA PACIENTE, FAMILIAR O TERCERO AUTORIZADO para ser diligenciado a mano por el solicitante; al respaldo de este documento encontrará los requisitos establecidos por la ley para solicitar Copia de la historia clínica y será entregado en (5) cinco días hábiles después de radicado este documento. 

IMPORTANTE: El formato debe diligenciarse en forma clara, legible, sin tachones, enmendaduras, intercalaciones, sin dejar espacios en blanco y sin utilizar siglas. Cada anotación debe llevar la fecha y hora en la que se realiza, con todos los datos del paciente, familiar o tercero autorizado y firma del autor de la misma. (RESOLUCION 1995/ 1999) MIN. SALUD Y PROTECCION SOCIAL. 

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De acuerdo al Artículo 34, Ley 23 de 1981 de la constitución de Colombia  de 1991 ESTABLECE: 

Resolución 1995 de 1999 (Art. 1)  

La historia clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que intervienen en su atención. “Dicho documento únicamente puede ser conocido por terceros, previa autorización del paciente o en los casos previstos por la ley” La custodia de la historia clínica estará a cargo del prestador de servicios de salud que la generó en el curso de la atención, cumpliendo los procedimientos de archivo. El prestador podrá entregar copia de la historia clínica al usuario o a su representante legal cuando éste lo solicite, para los efectos previstos en las disposiciones legales vigentes. 

Resolución 839 de 2017  

Tiene por objeto establecer el manejo, custodia, tiempo de retención, conservación y disposición final de los expedientes de las historias clínicas, así como reglamentar el procedimiento que deben adelantar las entidades del SGSSS-, para el manejo de éstas en caso de liquidación.  

 Decreto 780 de 2016 Artículo 2.5.3.4.11  

Acceso a la historia clínica. Las entidades administradoras de recursos del sistema general de seguridad social en salud tales como EPS del régimen subsidiado o contributivo, ARL, etc, tienen derecho a acceder a la historia clínica y sus soportes, dentro de la labor de auditoría que le corresponde adelantar, en armonía con las disposiciones generales que se determinen en materia de facturación.  

Sentencia T-182/09 - Corte Constitucional:  

“para pacientes fallecidos, así como del que no se encuentre en condiciones de autorizar a sus familiares por su estado de salud mental o físico, la historia clínica sólo puede ser conocida por el grupo familiar de primer grado de consanguinidad, cumpliendo con los requisitos establecidos por la ley”.  

A continuación se  presentarán los siguientes requisitos para reclamar copia de la historia clínica por los funcionarios autorizados de las ASEGURADORAS EPS / IPS O ENTES DE CONTROL AUTORIZADOS: 

  

  1. FUNCIONARIO DE LA ASEGURADORA / EPS O IPS AUTORIZADO
  • Fotocopia legible de la póliza donde el paciente autoriza a la aseguradora reclamar copia de la historia clínica  
  • Cédula original y copia legible del funcionario de la aseguradora autorizado(a) a reclamar copia de la historia clínica  
  • Carnet original y copia legible del funcionario aseguradora quien reclama copia de  la historia clínica. 
  • Carta membretada de la aseguradora solicitando la copia historia clínica, especificando nombre y documento de identidad de la persona autorizada a reclamarla.  

El funcionario de la aseguradora  EPS o IPS  autorizado por el paciente  deberá diligenciar el formato FR048TIC SOLICITUD COPIA HISTORIA CLÍNICA  PARA AUDITORES  DE ASEGURADORAS, EPS/ IPS O ENTES DE CONTROL, Punto No. 2. INFORMACION DE LA ASEGURADORA, ENTIDAD DE SALUD EPS / IPS O ENTES DE CONTROL AUTORIZADO, en este formato se especifica el motivo por el cual es solicitada la  copia  de la historia clínica y debe estar debidamente firmado por la persona de la  ASEGURADORA, ENTIDAD DE SALUD EPS / IPS O ENTES DE CONTROL AUTORIZADO que se hace presente a reclamarla, en los casos que la solicitud se haga por más de un paciente, este registro se diligencia paciente por paciente.  

  

  1. SI ES UN TERCERO AUTORIZADO (ENTIDAD DE SALUD EPS / IPS O ASEGURADORA)
  • Carta de la aseguradora donde están autorizando al tercero para que se le haga entrega de la copia de la historia clínica 
  • Carta de la empresa contratada por parte de la aseguradora donde solicita y autoriza al empleado a reclamar copia de la historia clínica.  
  • Fotocopia legible de la cédula del paciente  
  • Copia de la póliza donde el paciente autoriza a la aseguradora reclamar copia de la historia clínica  
  • Cédula original y copia legible de quien reclama la copia historia clínica 
  • Carnet original y copia legible de quien reclama la copia de la  historia clínica  

El tercero autorizado (CONTRATADO POR LA ASEGURADORA) deberá diligenciar el formato FR048TIC SOLICITUD COPIA HISTORIA CLÍNICA PARA AUDITORES  DE ASEGURADORAS, EPS/ IPS O ENTES DE CONTROL, Punto No 2. INFORMACION DE LA ASEGURADORA, ENTIDAD DE SALUD EPS / IPS O ENTES DE CONTROL AUTORIZADO. En este formato se especifica el motivo por el cual es solicitada la historia clínica y debe estar debidamente firmado por la persona de la aseguradora que se hace presente a reclamarla, en los casos que la solicitud se haga por más de un paciente, este registro se diligencia paciente por paciente. 

  1. SI ES UN ENTE DE CONTROL AUTORIZADO (Las autoridades judiciales y de Salud en los casos previstos en la Ley. ARTÍCULO 14.- ACCESO A LA HISTORIA CLÍNICA)
  • Correo corporativo o carta del ente de control autorizado con información especifica de la solicitud para entrega de copia de la historia clínica  
  • Fotocopia legible de la cédula del paciente  
  • Carnet original y copia legible de quien reclama la copia de la  historia clínica  

El funcionario autorizado por el ente de control (Autoridades judiciales y de Salud en los casos previstos en la Ley) deberá diligenciar el formato FR048TIC SOLICITUD COPIA HISTORIA CLÍNICA PARA AUDITORES  DE ASEGURADORAS, EPS/ IPS O ENTES DE CONTROL, Punto No 2. INFORMACION DE LA ASEGURADORA, ENTIDAD DE SALUD EPS / IPS O ENTES DE CONTROL AUTORIZADO. En este formato se especifica el motivo por el cual es solicitada la historia clínica y debe estar debidamente firmado por el funcionario del Ente de Control autorizado, en los casos que la solicitud se haga por más de un paciente, este registro se diligencia paciente por paciente. 

IMPORTANTE: DIME CLINICA NEUROCARDIOVASCULAR S.A. suministrará el formato FR048TIC SOLICITUD COPIA HISTORIA CLÍNICA  PARA AUDITORES  DE ASEGURADORAS, EPS/ IPS O ENTES DE CONTROL y diligenciado por el Funcionario, Auditor aseguradora, EPS / IPS o ENTE DE CONTROL autorizado y acreditado cumpliendo con los requisitos establecidos por la ley. 

IMPORTANTE: El formato debe diligenciarse en forma clara, legible, sin tachones, enmendaduras, intercalaciones, sin dejar espacios en blanco y sin utilizar siglas. Cada anotación debe llevar la fecha y hora en la que se realiza, con todos los datos del paciente, Auditor o funcionario de la aseguradora, EPS / IPS o del Ente de Control autorizado y firma del autor de la misma. (RESOLUCION 1995/ 1999) MIN. SALUD Y PROTECCION SOCIAL. 

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ARCHIVO HISTORIAS CLINICAS

Horario de atención:
Lunes a Viernes en jornada continua: 7:30 a.m. a 5:30 p.m.

¿En cuánto tiempo y cómo recibirá la copia de la historia clínica?

1. Si la solicitud se realizó por correo electrónico, recibirá una respuesta a través del mismo, en un plazo máximo de 24 horas hábiles.

2. Si realizó la solicitud personalmente o por medio de autorización escrita, recibirá la copia de la historia clínica impresa o en CD, estos se entregarán en un plazo de (5) días hábiles.

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